Faire usage de VoIP, qui est la capacité de passer et de recevoir des appels via Internet, votre entreprise peut fonctionner beaucoup plus efficacement. Avoir un centre d’appels spécifique à votre entreprise sera plus avantageux que vous n’auriez jamais pu l’imaginer. De nombreuses entreprises plus récentes ont simplement un téléphone fixe qu’elles utilisent pour recevoir des appels d’entreprise tout au long de la journée. Le problème avec une seule ligne fixe est que les appels peuvent devenir écrasants, que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou que vous ayez une grande entreprise.

Dialing telephone keypad

La vérité est qu’avoir un centre d’appels et service VoIP n’est pas seulement pour les grandes entreprises, car cela peut également être un aspect bénéfique pour les propriétaires de petites entreprises. Savoir pourquoi les fournisseurs de logiciels de centre d’appels sont disponibles et comment ils fonctionnent vous permettra de déterminer si c’est la bonne option pour vous.

Qu’est-ce qu’un centre d’appels ?

L’utilisation de fournisseurs de logiciels de centre d’appels vous aidera à disposer d’un service capable de recevoir et de passer des appels téléphoniques à vos clients. Lorsqu’un client appelle une entreprise avec une ligne fixe, il ne parle qu’à une personne qui devra peut-être ensuite le transférer vers un autre bureau. Cela peut être ennuyeux et frustrant pour le client, qui veut simplement obtenir des réponses aux questions qu’il peut se poser. Ce qu’un centre d’appels peut faire, c’est diriger ces appels entrants vers le bureau et le service appropriés. Par exemple, un client peut appeler pour demander ses factures et comment les payer, et il pourra appuyer sur le bouton désigné lors de l’appel pour être transféré spécifiquement au service de facturation de votre entreprise.

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Le processus d’avoir un centre d’appels permet à chacun de se sentir moins submergé que s’il était simplement transféré d’un bureau à un autre. Si vous avez une secrétaire pour prendre la plupart des appels entrants, elle n’aura pas à s’inquiéter de ces choses car les appels sont déjà dirigés avant même qu’elle ne réponde au téléphone. Cela permet à votre personnel d’avoir plus de temps pour faire son propre travail sans répondre aux appels qui doivent ensuite être transférés sur le bureau d’un autre travailleur.

Qu’est-ce qu’un logiciel de centre d’appels exactement ?

Le logiciel de centre d’appels est un Service VoIP qui vous permet de passer et de recevoir des appels depuis Internet. Cela aide à orienter vos clients vers les bons services afin de rendre la prise d’appels moins écrasante. Le fonctionnement de ce logiciel est de vous permettre de personnaliser vos différents départements et leurs extensions. Tout sera intégré au logiciel afin que lorsqu’un client contacte votre entreprise, il soit automatiquement dirigé vers le service dont il a besoin.

Certains autres avantages du logiciel de centre d’appels et du service VoIP incluent la possibilité d’enregistrer et d’écouter les appels passés. En tant que propriétaire d’entreprise, cela vous permet d’écouter les conversations de vos employés pour vous assurer qu’ils fournissent le meilleur service client possible. Sans les fournisseurs de logiciels de centre d’appels, vous ne pourrez peut-être pas enregistrer les conversations par téléphone, et ce n’est peut-être pas la bonne option si vous rencontrez des problèmes avec les plaintes de mauvais service client. Être capable de voir combien d’appels un service reçoit vous permettra également de voir quel service fait le meilleur travail, ou si un service peut avoir besoin d’un peu d’aide supplémentaire en raison d’un excès d’appels téléphoniques.

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Comment une entreprise peut facilement être submergée sans ce logiciel

Lorsqu’un client appelle une entreprise normale qui ne travaille pas avec des fournisseurs de logiciels de centre d’appels, il sera automatiquement relié au bureau principal, qui est souvent le bureau du secrétaire. La secrétaire devra ensuite transférer manuellement l’appel du client au bon service ou au bon bureau au sein du bureau. Si un autre appel arrive en même temps que le premier, la secrétaire doit alors mettre le premier client en attente pour répondre au prochain appel. Si le bureau reçoit une tonne d’appels, cela peut devenir un gâchis écrasant qui devient vraiment un problème majeur.

De plus, ne pas avoir le bon service VoIP et le bon fournisseur de logiciels de centre d’appels sera un problème en ce qui concerne le service client. Vous voulez toujours vous assurer que vos clients sont pris en charge, mais cela peut être difficile à faire s’ils sont constamment en attente pendant quelques minutes à la fois. Ce n’est pas la bonne façon de gérer une entreprise, donc avoir un centre d’appels est une excellente option disponible pour les deux petites et grandes entreprises.

Avantages du logiciel de centre d’appels

L’utilisation de fournisseurs de logiciels de centre d’appels et de services VOIP pour votre entreprise présente une tonne d’avantages. Connaître ces avantages vous aidera à déterminer si le logiciel est la bonne option pour vous et votre entreprise. De nombreuses entreprises plus récentes passent du service de ligne terrestre traditionnel aux services en ligne qui leur permettent de recevoir plusieurs appels en même temps. Cela pourrait également être la bonne option pour vous compte tenu de tous les avantages qui en découlent.

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Recevoir plusieurs appels et les diriger automatiquement

Le premier avantage est que les appels que vous recevez seront automatiquement transférés vers le bon service. Cela améliore le service client et ne submerge pas vos employés en même temps.

Surveiller et enregistrer les appels

Vous pourrez surveiller les appels téléphoniques des clients et les écouter pour voir s’ils ont reçu le meilleur service client possible. S’il y avait un problème avec le client, ces appels peuvent également être utilisés de manière légale devant les tribunaux.

Avoir une entreprise plus professionnelle

Votre entreprise sera simplement plus professionnelle lorsque les appels seront dirigés vers les services spécifiques que le client souhaite et dont il a besoin. Les lignes terrestres sont très obsolètes et peuvent être un problème majeur pour ceux qui les utilisent. Disposer d’un service VoIP est idéal pour les entreprises qui souhaitent se moderniser.

Votre entreprise peut bénéficier énormément de l’utilisation de fournisseurs de logiciels de centre d’appels et de logiciels qui vous permettent de personnaliser les fonctionnalités spécifiques à votre entreprise. La meilleure chose à propos de ce type de logiciel est que vous fournirez le meilleur service client possible à tous les clients qui vous contactent par téléphone. Le fait d’avoir plusieurs lignes et différents départements aidera également l’ensemble du bureau à fonctionner plus efficacement afin qu’il ne soit pas aussi débordé qu’autrefois en raison d’appels téléphoniques excessifs.

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